Email: info@trunghochoasen.com Tổng đài tư vấn tuyển sinh: 0901 379 685

QUY ĐỊNH V/v quy trình hồ sơ, thủ tục chuyển trường và tiếp nhận học sinh

SỞ GD&ĐT TP. HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG THCS VÀ THPT HOA SEN
Số: 15/QyĐ-THHS
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 27 tháng 27 năm 2023

QUY ĐỊNH
V/v quy trình hồ sơ, thủ tục chuyển trường và tiếp nhận học sinh

Căn cứ Văn bản hợp nhất số 07/2022/VBHN-BGDĐT ngày 03 tháng 8 năm 2022 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy định chuyển trường và tiếp nhận học sinh học tại các trường trung học cơ sở và trung học phổ thông;

Căn cứ Thông tư số 32/2020/TT-BGDĐT ngày 15 tháng 9 năm 2020 của Bộ Giáo dục và Đào tạo Ban hành Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học;

Căn cứ văn bản số 68/2023/BGDĐT-GDTrH ngày 06 tháng 01 năm 2023 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc hướng dẫn chuyển đổi môn học lựa chọn, cụm chuyên đề học tập lựa chọn cấp trung học phổ thông;

Căn cứ Quyết định số 3667/2023/QĐ-SGDĐT ngày 12 tháng 7 năm 2023 về việc phân cấp thẩm quyền giải quyết thủ tục chuyển trường, xin học lại học sinh trung học từ năm 2023-2024 cho hiệu trưởng THPT, Phổ thông nhiều cấp học của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Quyết định số 2004/2023/QĐ-SGDĐT ngày 11 tháng 7 năm 2023 về việc phân cấp thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chánh của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ văn bản số 2822/2023/BGDĐT-GDTrH ngày 08 tháng 6 năm 2023 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc thực hiện chuyển trường đối với học sinh phổ thông;

Trường THCS và THPT Hoa Sen quy trình hướng dẫn thủ tục chuyển trường và tiếp nhận học sinh năm học 2023-2024 như sau:

Thời gian:

Thứ 2 – Thứ 6: Sáng 7h30’ – 11h30’; Chiều: 13h15’ – 16h30’

Địa điểm:

Cơ sở 2: 674/7 Đường Võ Nguyên Giáp, phường Hiệp Phú, Tp. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh.

Cơ sở Dĩ An: 636 Đường Nguyễn Thị Minh Khai, phường Tân Đông Hiệp, Tp. Dĩ An, Bình Dương.

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Người làm thủ tục hồ sơ giấy tờ cho học sinh phải là Cha mẹ học sinh (CMHS) hoặc người giám hộ có giấy ủy quyền từ CMHS được xác nhận của chính quyền địa phương.

2. CMHS (người giám hộ) khi làm thủ tục hồ sơ mang theo CCCD, giấy ủy quyền.

3. Học sinh được làm thủ tục hồ sơ khi trên 18 tuổi, mang theo CCCD, thẻ học sinh.

4. CMHS liên hệ phòng tuyển sinh đăng ký nhập học trước khi nộp hồ sơ tại phòng Giáo vụ – Học vụ.

5. CMHS có nhu cầu cho học sinh chuyển trường liên hệ Giáo viên chủ nhiệm (GVCN) và Quản lý cơ sở (QLCS) nơi học sinh đang học trước để được hướng dẫn.

6. Phòng Giáo vụ – Học vụ chỉ giải quyết khi CMHS đã hoàn tất các thủ tục hồ sơ.

II. QUY TRÌNH VỀ THỦ TỤC NHẬP HỌC

1. Hồ sơ chuyển trường đến trường THCS và THPT Hoa Sen từ tỉnh, thành phố khác (trong nước)

a) Hồ sơ gồm:

Học bạ (bản chính).

– Giấy khai sinh (bản sao trích lục).

– Căn cước công dân (CCCD), giấy xác nhận mã định danh (bản photo).

– Bằng tốt nghiệp THCS (bản chính) hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp THCS tạm thời.

– Giấy chứng nhận trúng tuyển vào đầu cấp THPT quy định cụ thể loại hình trường được tuyển (công lập hoặc tư thục).

– Giấy giới thiệu chuyển trường do Hiệu trưởng nơi đi cấp (liên tục).

– Giấy giới thiệu chuyển trường do Trưởng phòng GD&ĐT (đối với cấp THCS); Giám đốc Sở GD&ĐT (đối với cấp THPT) (liên tục).

– Giấy xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú về việc chấp hành chính sách pháp luật của nhà nước. (dùng cho học sinh gián đoạn năm học)

  • Lưu ý: Đối với trường hợp được chuyển từ tỉnh, thành phố thực hiện phân cấp thẩm quyền giải quyết thủ tục chuyển trường, xin học lại cho Hiệu trưởng trường THPT, Phổ thông nhiều cấp học, hồ sơ học sinh khi nộp kèm theo công văn của Sở về quy định phân cấp thẩm quyền nơi đi cấp.

b) Thủ tục chuyển trường đến:

– Bước 1: CMHS liên hệ phòng tuyển sinh trường để được tư vấn, hướng dẫn đăng ký nhập học.

– Bước 2: Khi Hiệu trưởng trường đồng ý tiếp nhận. CMHS làm đơn xin chuyển trường (theo mẫu đính kèm) ghi đầy đủ thông tin.

– Bước 3: CMHS mang đơn xin chuyển trường có ý kiến tiếp nhận của Hiệu trưởng trường THCS và THPT Hoa Sen về trường cũ để rút hồ sơ và làm thủ tục chuyển trường.

– Bước 4: Sau khi được Phòng GD&ĐT (đối với THCS), Sở GD&ĐT (đối với THPT) đồng ý cho chuyển đi và cấp giấy chuyển trường. CMHS mang tất cả hồ sơ về trường THCS và THPT Hoa Sen để nộp.

– Bước 5: CMHS nộp hồ sơ tại phòng Giáo vụ – Học vụ. Nhân viên Học vụ có nhiệm vụ nhận và kiểm tra hồ sơ học sinh khi đầy đủ hồ sơ. Trường hợp thiếu hồ sơ sẽ hướng dẫn CMHS làm hồ sơ bổ sung.

c) Thời gian:

– Việc chuyển trường được thực hiện trong thời gian hè trước khi khai giảng năm học mới (30 ngày trước khai giảng) và kết thúc Học kỳ I của năm học (30 ngày đầu của Học kỳ II)

– Trường hợp ngoại lệ về thời gian do Hiệu trưởng trường xem xét, quyết định.

– Phòng Giáo vụ – Học vụ nhận hồ sơ học sinh thời gian từ thứ 2 đến thứ 6:

  • Sáng 7h30’- 11h30’
  • Chiều: 13h15’ – 16h30’

2. Chuyển trường từ trường THCS và THPT Hoa Sen đi các tỉnh, thành phố khác (trong nước)

a) Hồ sơ gồm:

Học bạ (bản chính).

– Giấy khai sinh (bản sao trích lục).

– Giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 tại trường THCS và THPT Hoa Sen (Sở GD&ĐT Tp. Hồ Chí Minh cấp) đối với học sinh THPT.

– Giấy giới thiệu chuyển trường do Hiệu trường THCS và THPT Hoa Sen cấp.

– Công văn 2004/2023/SGDĐT-GDTrH, Công văn 3667/2023/SGDĐT-GDTrH do Sở GD&ĐT thành phố Hồ Chí Minh cấp về việc phân cấp thẩm quyền giải quyết hồ sơ chuyển trường.

 – Giấy xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú về việc chấp hành chính sách pháp luật của nhà nước. (dùng cho học sinh gián đoạn năm học)

– Hồ sơ khác (nếu có).

b) Thủ tục chuyển trường đi:

– Bước 1: CMHS (người giám hộ) liên hệ với trường chuyển đến xin giấy tiếp nhận có xác nhận từ Hiệu trưởng trường nơi đến ký.

– Bước 2: CMHS (người giám hộ) liên hệ GVCN thông báo lý do ® GVCN tiếp nhận tư vấn và hướng dẫn làm đơn xin rút hồ sơ (mẫu 01) nếu CMHS đồng ý rút hồ sơ ®  GVCN hẹn lịch cho CMHS gặp QLCS.

– Bước 3: CMHS (người giám hộ) gặp QLCS trao đổi ® QLCS xét duyệt hồ sơ.

– Bước 4:  CMHS (người giám hộ) xác nhận học phí tại phòng kế toán (Cơ sở 2 hoặc cơ sở Dĩ An) ® Sau khi hoàn tất thủ tục CMHS (người giám hộ) mang đơn xin rút hồ sơ có đầy đủ chữ ký, giấy tiếp nhận chuyển trường có xác nhận từ Hiệu trưởng trường nơi đến đến phòng Giáo vụ – Học vụ để hoàn tất thủ tục và hẹn ngày trả hồ sơ.

– Bước 5: CMHS hoàn tất thủ tục rút hồ sơ và mang hồ sơ về trường chuyển đến để được hướng dẫn tiếp nhận học sinh.

Trường hợp học sinh chuyển trường giữa học kỳ hoặc cuối học kỳ GVCN hoàn tất các hồ sơ về đánh giá học sinh, điểm số trước khi trả hồ sơ cho CMHS.

c) Thời gian:

– Việc chuyển trường được thực hiện trong thời gian hè trước khi khai giảng năm học mới (30 ngày đầu trước khai giảng) và kết thúc học kỳ I của năm học (30 ngày đầu của học kỳ II).

– Trường hợp ngoại lệ về thời gian do Hiệu trưởng nhà trường quyết định.

– Phòng Giáo vụ – Học vụ giải quyết rút hồ sơ vào chiều thứ 2,4,6 hàng tuần theo lịch cố định.

– Thời gian trả hồ sơ 03 ngày kể từ ngày phòng Giáo vụ – Học vụ nhận được đơn xin rút hồ sơ có đầy đủ chữ ký xác nhận của GVCN, TQN, QLCS, Kế toán.

3. Học sinh chuyển trường đến từ các trường trong thành phố Hồ Chí Minh

a) Hồ sơ gồm:

– Học bạ (bản chính).

– CCCD, giấy xác nhận mã định danh (bản photo).

– Giấy khai sinh (bản sao trích lục).

– Bằng tốt nghiệp THCS (bản chính) hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp THCS tạm thời đối với học sinh THPT.

– Giấy giới thiệu chuyển trường do Hiệu trưởng trường nơi đi cấp.

– Giấy tiếp nhận (đơn xin chuyển trường) của trường THCS và THPT Hoa Sen.

– Giấy xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú về việc chấp hành chính sách pháp luật của nhà nước. (dùng cho học sinh gián đoạn năm học)

– Các giấy tờ hợp lệ liên quan đến lý do chuyển trường (nếu có).

b) Thủ tục chuyển trường đến:

– Bước 1: CMHS (người giám hộ) liên hệ phòng tuyển sinh để được tư vấn, hướng dẫn đăng ký nhập học.

– Bước 2: Khi Hiệu trưởng trường đồng ý tiếp nhận. CMHS (người giám hộ) làm đơn xin chuyển trường (theo mẫu đính kèm) ghi đầy đủ thông tin.

– Bước 3: CMHS (người giám hộ) mang đơn xin chuyên trường đã được đồng ý tiếp nhận về trường cũ để rút hồ sơ và làm thủ tục chuyển trường qua trường THCS và THPT Hoa Sen.

– Bước 4: CMHS (người giám hộ) sau khi đã hoàn tất thủ tục mang tất cả hồ sơ nộp về phòng Giáo vụ – Học vụ. Nhân viên Học vụ có nhiệm vụ nhận và kiểm tra hồ sơ học sinh khi đầy đủ hồ sơ. Trường hợp thiếu hồ sơ sẽ hướng dẫn CMHS làm hồ sơ bổ sung.

c) Thời gian:

– Việc chuyển trường được thực hiện trong thời gian hè trước khi khai giảng năm học mới (30 ngày trước khai giảng) và kết thúc Học kỳ I của năm học (30 ngày đầu của Học kỳ II)

– Trường hợp ngoại lệ về thời gian do Hiệu trưởng trường xem xét, quyết đinh.

– Phòng Giáo vụ – Học vụ nhận hồ sơ học sinh thời gian từ thứ 2 đến thứ 6:

  • Sáng 7h30’- 11h30’
  • Chiều: 13h15’ – 16h30’

4. Tiếp nhận học sinh Việt Nam về nước

a) Đối tượng:

– Học sinh học ở nước ngoài diện được cấp học bổng theo các hiệp định, thỏa thuận giữa Việt Nam với các nước, các tổ chức quốc tế.

– Học sinh ở nước ngoài theo diện diện du học tự túc hoặc theo hợp đồng đào tạo giữa các cơ sở giáo dục của Việt Nam với các tổ chức, cá nhân nước ngoài.

– Học sinh theo cha, mẹ hoặc người giám hộ làm việc ở nước ngoài, học sinh Việt Nam định cư ở nước ngoài.

b) Hồ sơ gồm:

– Đơn xin học do CMHS hoặc người giám hộ ký.

– Học sinh xin học cấp trung học cơ sở phải có học bạ hoặc giấy xác nhận của nhà trường về kết quả học tập các lớp học trước đó, cùng với xác nhận của nhà trường về việc được chuyển lên lớp trên. (bản dịch sang tiếng Việt có chứng thực)

– Học sinh xin học cấp trung học phổ thông phải có văn bằng hoặc chứng chỉ tốt nghiệp trung học cơ sở tương đương bằng tốt nghiệp trung học cơ sở của Việt Nam.

– Học sinh đã học ở Việt Nam, sau thời gian học ở nước ngoài, khi về nước phải có bằng tốt nghiệp bậc học đã học ở Việt Nam.

– Giấy chứng nhận tốt nghiệp của lớp hoặc bậc học dưới tại nước ngoài (bản gốc và bản dịch sang tiếng Việt).

– Bằng tốt nghiệp bậc học dưới tại Việt Nam trước khi ra nước ngoài (nếu có).

– Bản sao giấy khai sinh, kể cả học sinh được sinh ra ở nước ngoài.

c) Thủ tục:

Bước 1: CMHS (người giám hộ) liên hệ phòng tuyển sinh trường để được tư vấn, hướng dẫn đăng ký nhập học.

– Bước 2: Khi Hiệu trưởng trường đồng ý tiếp nhận. CMHS (người giám hộ) làm đơn xin học tại trường (theo mẫu đính kèm) ghi đầy đủ thông tin.

– Bước 3: Học sinh làm bài khảo sát trình độ học sinh trước khi vào học.

– Bước 4: CMHS (người giám hộ) hoàn tất các hồ sơ và nộp tại phòng Giáo vụ – Học vụ. Nhân viên Học vụ có nhiệm vụ nhận và kiểm tra hồ sơ học sinh khi đầy đủ hồ sơ. Trường hợp thiếu hồ sơ sẽ hướng dẫn CMHS làm hồ sơ bổ sung.

d) Thời gian:

– Việc chuyển trường được thực hiện trong thời gian hè trước khi khai giảng năm học mới (30 ngày trước khai giảng) và kết thúc Học kỳ I của năm học (30 ngày đầu của Học kỳ II)

– Trường hợp ngoại lệ về thời gian do Hiệu trưởng trường xem xét, quyết định.

– Phòng Giáo vụ – Học vụ nhận hồ sơ học sinh thời gian từ thứ 2 đến thứ 6:

  • Sáng 7h30’- 11h30’
  • Chiều: 13h15’ – 16h30’

5. Các quy định khi chuyển trường

a) Việc chuyển trường từ trường trung học phổ thông tư thục sang trường trung học phổ thông công lập chỉ được xem xét, giải quyết trong hai trường hợp sau:

– Trường hợp học sinh đang học tại trường trung học phổ thông tư thục phải chuyển nơi cư trú theo cha mẹ hoặc người giám hộ đến vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn mà ở đó không có trường trung học phổ thông tư thục thì Hiệu trưởng xin ý kiến của Giám đốc Sở GDĐT trước khi xem xét, quyết định từng trường hợp cụ thể đối với việc chuyển vào học trường trung học phổ thông công lập.

– Trường hợp học sinh đang học tại trường trung học phổ thông tư thục thuộc loại trường có thi tuyển đầu vào phải chuyển nơi cư trú theo cha hoặc mẹ hoặc người giám hộ, mà ở đó không có trường trung học phổ thông tư thục có chất lượng tương đương thì Hiệu trưởng xin ý kiến của Giám đốc Sở GDĐT trước khi xem xét, quyết định từng trường hợp cụ thể đối với việc chuyển vào học trường trung học phổ thông công lập.

b) Tuổi của học sinh trường trung học

– Tuổi của học sinh vào học lớp 6 là 11 tuổi. Tuổi của học sinh vào học lớp 10 là 15 tuổi. Đối với những học sinh được học vượt lớp ở cấp học trước hoặc học sinh vào cấp học ở độ tuổi cao hơn tuổi quy định thì tuổi vào lớp 6 và lớp 10 được giảm hoặc tăng căn cứ vào tuổi của năm tốt nghiệp cấp học trước.

– Học sinh là người dân tộc thiểu số, học sinh khuyết tật, học sinh có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, học sinh ở nước ngoài về nước có thể vào cấp học ở tuổi cao hơn 03 tuổi so với tuổi quy định.

– Học sinh không được lưu ban quá 03 lần trong một cấp học.

– Học sinh có thể lực tốt và phát triển sớm về trí tuệ có thể vào học trước tuổi hoặc học vượt lớp trong phạm vi cấp học…

c) Trong điều kiện xảy ra thiên tai, dịch bệnh và các trường hợp bất thường khác, việc chuyển trường và tiếp nhận học sinh được thực hiện theo hướng dẫn bổ sung của cơ quan quản lý giáo dục.

Trên đây là Quy định về quy trình hồ sơ, thủ tục chuyển trường và tiếp nhận học sinh kính đề nghị các bộ phận liên quan phối hợp thực hiện./.

Nơi nhận:
BGH (để báo cáo);
– Các Cơ sở (để thực hiện);
– Hành chánh (để biết)
– Tuyển sinh (để thực hiện);
– Chuyên môn (để thực hiện);
– GVCN (để thực hiện);
– CMHS (để biết);
– Lưu VP.
HIỆU TRƯỞNG            
Đã duyệt


Lê Văn Hồng
P.HT CHUYÊN MÔN            
Đã duyệt


Nguyễn Ngọc Phong Linh