Email: info@trunghochoasen.com Tổng đài tư vấn tuyển sinh: 0901 379 685

QUY ĐỊNH V/v quy trình thực hiện, giải quyết hồ sơ Học vụ

SỞ GD&ĐT TP. HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG THCS VÀ THPT HOA SEN
Số: 13/QyĐ-THHS
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc  
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 27 tháng 11 năm 2023

QUY ĐỊNH
V/v quy trình thực hiện, giải quyết hồ sơ Học vụ

Căn cứ Văn bản hợp nhất số 07/2022/VBHN-BGDĐT ngày 03 tháng 8 năm 2022 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy định chuyển trường và tiếp nhận học sinh học tại các trường trung học cơ sở và trung học phổ thông;

Căn cứ Thông tư số 32/2020/TT-BGDĐT ngày 15 tháng 9 năm 2020 của Bộ Giáo dục và Đào tạo Ban hành Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học;

Căn cứ Văn bản số 2904/2022/SGDĐT-GDTrH ngày 17 tháng 8 năm 2022 về thực hiện hồ sơ, thủ tục chuyển trường, xin học lại, bảo lưu kết quả học tập học sinh trung học từ năm 2022-2023 của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Quyết định số 3667/2023/QĐ-SGDĐT ngày 12 tháng 7 năm 2023 về việc phân cấp thẩm quyền giải quyết thủ tục chuyển trường, xin học lại học sinh trung học từ năm 2023-2024 cho hiệu trưởng THPT, Phổ thông nhiều cấp học của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Quyết định số 2004/2023/QĐ-SGDĐT ngày 11 tháng 7 năm 2023 về việc phân cấp thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chánh của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh;

Nhằm hoàn thiện hơn trong công tác giải quyết các thủ tục hồ sơ học sinh. Trường THCS và THPT Hoa Sen quy định và hướng dẫn thủ tục giải quyết hồ sơ  học sinh năm học 2023-2024 như sau:

Thời gian:

Thứ 2 – Thứ 6: Sáng 7h30’ – 11h30’; Chiều: 13h15’ – 16h30’

Địa điểm:

Cơ sở 2: 674/7 Đường Võ Nguyên Giáp, phường Hiệp Phú, Tp. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh.

Cơ sở Dĩ An: 636 Đường Nguyễn Thị Minh Khai, phường Tân Đông Hiệp, Tp. Dĩ An, Bình Dương.

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Người làm thủ tục hồ sơ giấy tờ cho học sinh phải là Cha mẹ học sinh (CMHS) hoặc người giám hộ có giấy ủy quyền từ CMHS được xác nhận của chính quyền địa phương.

2. CMHS (người giám hộ) khi làm thủ tục hồ sơ mang theo CCCD, giấy ủy quyền.

3. Học sinh được làm thủ tục hồ sơ khi trên 18 tuổi, mang theo CCCD, thẻ học sinh.

4. CMHS liên hệ phòng tuyển sinh đăng ký nhập học trước khi nộp hồ sơ tại phòng Giáo vụ – Học vụ.

5. CMHS (người giám hộ) có nhu cầu cho con chuyển trường liên hệ Giáo viên chủ nhiệm (GVCN) và Quản lý cơ sở (QLCS) nơi học sinh đang học trước để được hướng dẫn.

6. Phòng Giáo vụ – Học vụ chỉ giải quyết khi CMHS đã hoàn tất các thủ tục hồ sơ.

II. QUY TRÌNH VỀ THỦ TỤC

  1. Quy trình về hồ sơ nhập học
  2. Hồ sơ nhập học gồm:

Học bạ (bản chính).

– Giấy khai sinh (bản sao trích lục).

– Căn cước công dân (CCCD), giấy xác nhận mã định danh (bản photo).

– Bằng tốt nghiệp THCS (bản chính) hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp THCS tạm thời.

– Giấy xác nhận không vi phạm pháp luật tại địa phương (dùng cho học sinh gián đoạn năm học)

  • Học sinh chuyển trường cần thêm các giấy tờ sau:

– Đơn xin chuyển trường do CMHS hoặc người giám hộ ký (có chữ ký, dấu mộc xác nhận của Hiệu trưởng nơi đi, nơi đến).

– Giấy chứng nhận trúng tuyển vào đầu cấp THPT quy định cụ thể loại hình trường được tuyển (công lập hoặc tư thục).

– Giấy giới thiệu chuyển trường do Hiệu trưởng nơi đi cấp (liên tục).

– Giấy giới thiệu chuyển trường do Trưởng phòng GD&ĐT (đối với cấp THCS); Giám đốc Sở GD&ĐT (đối với cấp THPT) (liên tục).

– Bảng điểm (học sinh chuyển tới trong năm học)

  • Học sinh Việt Nam về nước cần thêm các giấy tờ sau:
  • Đơn xin chuyển trường do CMHS hoặc người giám hộ ký.
  • Học sinh xin học cấp THCS phải có học bạ hoặc giấy xác nhận của trường về kết quả học tập các lớp học trước đó, cùng với xác nhận của nhà trường về việc được chuyển lên lớp trên. (bản dịch sang tiếng Việt có chứng thực)
  • Học sinh xin học cấp THPT phải có văn bằng hoặc chứng chỉ tốt nghiệp tốt nghiệp THCS tương đương bằng tốt nghiệp THCS của Việt Nam.
  • Học sinh đã học ở Việt Nam, sau thời gian học ở nước ngoài, khi về nước phải có bằng tốt nghiệp bậc học ở Việt Nam.
  • Giấy chứng nhận tốt nghiệp của lớp hoặc bậc học dưới tại nước ngoài (bản gốc và bản dịch sang tiếng Việt).
  • Bằng tốt nghiệp bậc học dưới tại Việt Nam trước khi ra nước ngoài (nếu có)
  • Bản sao giấy khai sinh, kể cả học sinh được sinh ra ở nước ngoài.
  •  Quy trình bảo lưu hồ sơ
  • Hồ sơ gồm:
  • Đơn xin bảo lưu do CMHS hoặc người giám hộ ký có chữ ký xác nhận của QLCS.
  • Hồ sơ có liên quan đến lý do xin bảo lưu (hồ sơ bệnh án, visa, xác nhận đồng ý học của trường nước ngoài…).
  • Thủ tục
  • Bước 1: CMHS hoặc người giám hộ liên hệ GVCN để báo lý do® GVCN hướng dẫn CMHS hoặc người giám hộ làm đơn xin bảo lưu (theo mẫu) ghi đầy đủ thông tin.
  • Bước 2: GVCN hướng dẫn CMHS hoặc người giám hộ gặp QLCS để trình bày lý do bảo lưu ® QLCS xác nhận vào đơn ® CMHS hoặc người giám hộ xác nhận hoàn thành học phí tại phòng kế toán vào đơn xin bảo lưu ® CMHS hoặc người giám hộ mang đơn xin bảo lưu có đầy đủ chữ ký nộp về phòng Giáo vụ – Học vụ.
  • Bước 3: Nhân viên Giáo vụ – Học vụ sau khi tiếp nhận đơn xin bảo lưu của CMHS hoặc người giám hộ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, làm xác nhận các giấy tờ bảo lưu cho CMHS hoặc người giám hộ ký ® Lưu kho bảo lưu hồ sơ.

Lưu ý:

  • Học sinh THCS: Học sinh bảo lưu hồ sơ không quá 1 năm trong cùng một cấp học.
  • Học sinh THPT: Tiếp nhận và giải quyết bảo lưu hồ sơ học sinh theo từng năm học. (Học sinh đã bảo lưu năm nay, năm sau muốn bảo lưu tiếp thì liên hệ nhà trường làm hồ sơ bảo lưu năm mới).
  • Thời gian
  • Thời gian tiếp nhận hồ sơ bảo lưu của học sinh từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ) trong giờ hành chính.
  • Quy trình học sinh xin học lại
  • Đối tượng:
  • Là học sinh đã nghĩ học qua các năm nhưng vẫn còn trong độ tuổi quy định của cấp học.
  • Hồ sơ:
  • Đơn xin học lại (theo mẫu đính kèm).
  • Học bạ của lớp hoặc cấp học đã học (bản chính).
  • Bằng tốt nghiệp của cấp học dưới (Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời hoặc bằng chính thức).
  • Hồ sơ có liên quan đến lý do xin học lại (xác nhận đã bảo lưu, hồ sơ bệnh án…).
  • Giấy xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú về việc chấp hành chính sách pháp luật của nhà nước.
  •  Thủ tục
  • Bước 1: CMHS hoặc người giám hộ liên hệ phòng tuyển sinh trường để đăng ký cho học sinh xin học lại.
  • Bước 2:
  • Đối với học sinh cũ của trường xin học lại: CMHS đăng ký tại phòng tuyển sinh nộp các giấy tờ có liên quan ® Nhân viên tuyển sinh tiếp nhận và hướng dẫn CMHS (người giám hộ) làm đơn xin học lại gặp QLCS của cơ sở mà học sinh đăng ký học ® QLCS đồng tiếp nhận ký xác nhận vào đơn ® CMHS hoặc người giám hộ mang tất cả hồ sơ nộp về phòng Giáo vụ – Học vụ ® Nhân viên Giáo vụ- Học vụ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
  • Đối với học sinh xin học lại từ trường khác chuyển tới: CMHS đăng ký tại phòng tuyển sinh nộp các giấy tờ có liên quan ® Nhân viên tuyển sinh tiếp nhận và hướng dẫn CMHS hoặc người giám hộ làm đơn xin học lại gặp QLCS của cơ sở mà học sinh đăng ký học ® QLCS đồng ý tiếp nhận ký xác nhận vào đơn ® CMHS hoặc người giám hộ liên hệ trường cũ để làm thủ tục xin học lại  xác nhận vào đơn xin học lại đã được  trường THCS và THPT Hoa Sen tiếp nhận và làm các thủ tục như học sinh chuyển trường ® CMHS hoặc người giám hộ mang tất cả hồ đã hoàn tất nộp về phòng Giáo vụ – Học vụ ® Nhân viên Giáo vụ – Học vụ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
  • Thời gian
  • Thời gian tiếp nhận hồ sơ của học sinh từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ) trong giờ hành chính.
  • Quy trình cấp giấy xác nhận học sinh
  • Quy định cấp giấy xác nhận
  • Giấy xác nhận nghĩa vụ quân sự (phải có giấy gọi của Ban chỉ huy quân sự phường hay cấp cao hơn).
  • Giấy xác nhận bổ sung hồ sơ đi du học, hồ sơ xét học bổng (gồm giấy xác nhận học sinh học tại trường, bảng điểm).
  • Giấy xác nhận học sinh học tại trường để bổ sung hồ sơ miễn giảm học phí theo quy định tại các Thông tư, Nghị định của Chính phủ.
  • Giấy xác nhận học sinh bổ sung thi Tiếng Anh, thi chứng chỉ tin học.
  • Giấy xác nhận học sinh học tại trường xin cấp lại bản sao bằng Tốt nghiệp THCS, Tốt nghiệp THPT.
  • Giấy xác nhận học sinh học tại trường để làm hồ sơ khi nhập viện. 
  • Đối tượng
  • Học sinh đang học tại trường.
  • Học sinh đã tốt nghiệp và bị thất lạc hồ sơ xin cấp lại hồ sơ mới.
  •  Thủ tục
  • Bước 1: CMHS liên hệ GVCN ® GVCN tiếp nhận thông tin hướng dẫn CMHS làm đơn xin giấy xác nhận (theo mẫu đính kèm) ® CMHS nộp đơn về phòng Giáo vụ – Học vụ.
  • Bước 2: Nhân viên Giáo vụ – Học vụ tiếp nhận đơn xin cấp giấy xác nhận ® viết giấy hẹn ngày cấp giấy.
  • Bước 3: Nhân viên Giáo vụ – Học vụ kiểm tra lại hồ sơ học sinh đang học trình lãnh đạo nhà trường phê duyệt ® CMHS (người giám hộ) đến nhận Giấy xác nhận theo lịch của phòng Giáo vụ – Học vụ đã hẹn.
  • Thời gian
  • Thời gian tiếp nhận hồ sơ của học sinh từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ) trong giờ hành chính.
  • Thời gian cấp giấy xác nhận không quá 02 ngày làm việc.
  • Lưu ý:
  •  Các trường hợp xin cấp giấy xác nhận không thuộc các giấy tờ mà nhà trường đã quy định, CMHS và người giám hộ liên hệ Quản lý cơ sở học sinh đang học để được hỗ trợ giải quyết.
  • CMHS và người giám hộ nên liên hệ trước với GVCN để được hướng dẫn về thủ tục hồ sơ.
  • Quy trình xin trích lục hồ sơ học bạ
  • Đối tượng
  • Là học sinh học tại trường THCS và THPT Hoa Sen
  • Thủ tục
  •  Bước 1: CMHS, Học sinh hoặc người giám hộ làm đơn xin trích lục hồ sơ học bạ (theo mẫu đính kèm), có xác nhận của UBND/Công an Phường/xã nơi học sinh đang cư trú.
  • Bước 2: CMHS, Học sinh hoặc người giám hộ nộp đơn tại phòng Giáo vụ – Học vụ nhà trường ® nhân viên Giáo vụ – Học vụ tiếp nhận đơn và hẹn ngày trả kết quả.
  • Bước 3: Phòng Giáo vụ – Học vụ kiểm tra thông tin, trích xuất dữ liệu của học sinh ® trình Ban Giám hiệu duyệt ® CMHS, Học sinh hoặc người giám hộ lên nhận hồ sơ theo lịch hẹn.
  • Thời gian
  • Thời gian tiếp nhận hồ sơ của học sinh từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ) trong giờ hành chính.
  • Quy trình mượn hồ sơ học bạ
  • Đối tượng
  • Là học sinh đang học tại trường có nhu cầu mượn hồ sơ học bạ để thực hiện các thủ tục như: đi du học, chuyển trường…
  • Thủ tục
  • Bước 1: CMHS hoặc người giám hộ liên hệ phòng Giáo vụ – Học vụ làm đơn ký xác nhận mượn hồ sơ học bạ của học sinh.
  • CMHS hoặc người giám hộ khi mượn hồ sơ học bạ mang theo CCCD/Giấy ủy quyền có xác nhận của chính quyền địa phương (người được ủy quyền). Nhân viên Giáo vụ – Học vụ sẽ giữ CCCD của CMHS hoặc người giám hộ trong thời gian mượn hồ sơ học bạ của học sinh.
  • Bước 2: Nhân viên Giáo vụ – Học vụ tiếp nhận thông tin và đưa hồ sơ học bạ học sinh cho CMHS hoặc người giám hộ mượn ® CMHS và người giám hộ ký xác nhận ngày hẹn trả hồ sơ học bạ.
  • Thời gian
  • Thời gian tiếp nhận hồ sơ của học sinh từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ) trong giờ hành chính.
  • Thời gian mượn hồ sơ không quá 07 ngày làm việc.
  • Quy trình thủ tục rút bằng Tốt nghiệp THCS, Tốt nghiệp THPT
  • Đối tượng
  • Là học sinh đã tốt nghiệp THCS và Tốt nghiệp THPT ra trường.
  • Thủ tục
  • Bước 1: Học sinh liên hệ phòng kế toán xin xác nhận đã hoàn thành học phí ® mang giấy xác nhận qua phòng Giáo vụ – Học vụ xuất trình CCCD (có họ tên, ngày tháng năm sinh của học sinh cần rút bằng tốt nghiệp).
  • Bước 2: Nhân viên Giáo vụ – Học vụ kiểm tra danh sách, đối chiếu CCCD và giấy tờ hợp lệ ® Học sinh ký xác nhận vào sổ cấp phát văn bằng, sổ đăng bộ và nhận bằng.
  • Lưu ý: Trường hợp học sinh không trực tiếp đến nhận bằng phải có giấy ủy quyền (có xác nhận của UBND phường/xã/thị trấn) cho người đến nhận thay. Người nhận thay mang theo CCCD của mình còn thời hạn.
  • Thời gian
  • Thời gian tiếp nhận hồ sơ của học sinh từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ) trong giờ hành chính.

Trên đây là Quy định về việc quy trình thực hiện, giải hồ sơ học vụ năm học 2023-2024, kính đề nghị các bộ phận liên quan phối hợp thực hiện./.

Nơi nhận:
BGH (để báo cáo);
– Các Cơ sở (để thực hiện);
– Hành chánh (để biết)
– Tuyển sinh (để thực hiện);
– Chuyên môn (để thực hiện);
– GVCN (để thực hiện);
– CMHS (để biết);
– Lưu VP.
HIỆU TRƯỞNG
Đã duyệt


Lê Văn Hồng
P.HT CHUYÊN MÔN
Đã ký


Nguyễn Ngọc Phong Linh