QUY CHẾ
Bảo quản, lưu giữ, sử dụng, cấp phát văn bằng, chứng chỉ của Trường THCS và THPT Hoa Sen
(Ban hành kèm theo Quyết định số 83/2023/QĐ-THHS ngày 19 tháng 10 năm 2023 của Hiệu trưởng Trường THCS và THPT Hoa Sen)

Điều 1. Quy định chung
1. Quy chế này quy định về quản lý, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, cấp phát văn bằng, chứng chỉ của trường THCS và THPT Hoa Sen đối với:
   a) Học sinh tốt nghiệp THCS được Phòng Giáo dục và Đào tạo Thành phố Thủ Đức cấp bằng.
   b) Học sinh tốt nghiệp THPT được Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh cấp bằng.
  2. Nhà trường kí nhận văn bằng từ Phòng và Sở lưu trữ và cấp phát cho học sinh.
Điều 2. Căn cứ xây dựng quy chế
1. Căn cứ Luật Giáo dục số 43/2019/QH14 ngày 14 tháng 6 năm 2019.
2. Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29/11/2019 của Bộ giáo dục và Đào tạo về việc Ban hành quy chế quản lý bằng tốt nghiệp THCS, bằng tốt nghiệp THPT, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.
3. Quyết định số 349/2023/QĐ-SGDĐT ngày 21/02/2023 của Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh về việc Ban hành Quy chế bảo quản, lưu trữ, sử dụng, cấp phát văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân tạo Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh.
Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ; nội dung và ngôn ngữ ghi trên bằng tốt nghiệp
          1. Bản chính văn bằng, chứng chỉ được cấp một lần. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ đã được cấp cho học sinh phát hiện viết sai do lỗi của cơ quan cấp thì nhà trường trình lên Phòng Giáo dục và Đào tạo (Phòng GDĐT) đối với bằng THCS, Sở Giáo dục và Đào tạo (Sở GDĐT) đối với bằng THPT để cấp lại cho học sinh.
          2. Quy chế, quy định hướng dẫn trình tự, cách thức thực hiện thống nhất việc quản lý văn bằng, chứng chỉ tại trường THCS và THPT Hoa Sen nhằm đảm bảo công khai, minh bạch trong quản lý cấp phát cho học sinh.
3. Nội dung chính ghi trên văn bằng, chứng chỉ được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.
4. Ngôn ngữ ghi trên văn bằng, chứng chỉ là: tiếng Việt.
Điều 4. Bảo quản văn bằng, chứng chỉ
          1. Hiệu trưởng phân cấp và giao quyền tự chủ, chịu trách nhiệm quản lý văn bằng, chứng chỉ cho Tổ Giáo vụ – Học vụ quản lý, cấp phát bằng cho học sinh.
          2. Nhà trường có trách nhiệm bảo đảm cơ sở vật chất trang thiết bị, phòng chống cháy nổ để bảo quản, lưu giữ văn bằng, chứng chỉ và hồ sơ cấp phát. (Việc quản lý, bảo quản, lưu giữ phải đảm bảo chặt chẽ theo quy định tại Điều 11 của Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29/11/2019).
          3. Cơ sở vật chất và trang thiết bị để bảo quản, lưu giữ
a) Khu vực bảo quản, lưu giữ phải đảm bảo trang thiết bị phòng chống cháy nổ, đủ diện tích, đáp ứng về môi trường và an ninh.
b) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản, lưu giữ gồm: tủ, giá, bàn ghế, quạt thông gió, thuốc chống ẩm mốc và thuốc phòng chống các sinh vật gây hại.
          4. Kiểm tra định kỳ việc bảo quản văn bằng, chứng chỉ.
     a) Định kỳ hàng tháng, kiểm tra vệ sinh và an ninh khu vực bảo quản văn bằng, chứng chỉ.     b) Định kỳ hàng quý, kiểm tra tình trạng bảo quản văn bằng, chứng chỉ.
     c) Định kỳ hàng quý, hằng năm phun thuốc diệt sinh vật gây hại và bảo dưỡng các phương tiện được trang bị bảo quản văn bằng, chứng chỉ.
          5. Trường hợp phôi văn bằng, chứng chỉ bị mất, cá nhân người quản lý văn bằng, chứng chỉ, có trách nhiệm lập biên bản và thông báo ngay với cơ quan công an nơi gần nhất, báo cáo cơ quan quản lý trực tiếp Phòng GDĐT và Sở GDĐT.
          6. Thời hạn lưu giữ văn bằng, chứng chỉ chưa phát cho học sinh và hồ sơ cấp phát đối với nhà trường: vĩnh viễn.
Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của học sinh được cấp văn bằng, chứng chỉ
          1. Học sinh được cấp văn bằng, chứng chỉ có các quyền sau đây:
   a) Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ cấp đúng thời hạn quy định; ghi chính xác, đầy đủ các thông tin trên văn bằng, chứng chỉ; cấp lại văn bằng, chứng chỉ hoặc chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ theo quy định của Bộ giáo dục và đào tạo.
   b) Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc khi có nhu cầu.
          2. Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có nghĩa vụ sau đây:
            a) Cung cấp chính xác, đầy đủ các thông tin cần thiết để cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, ghi nội dung trên văn bằng, chứng chỉ.
            b) Kiểm tra tính chính xác các thông tin được ghi trên văn bằng, chứng chỉ trước khi nhận, thực hiện kí xác nhận.
            c) Phải có giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật khi không trực tiếp đến nhận văn bằng, chứng chỉ.
            d) Giữ gìn, bảo quản văn bằng, chứng chỉ, không được tẩy xóa, sửa chữa các nội dung trên văn bằng, chứng chỉ, không được cho người khác mượn và sử dụng văn bằng, chứng chỉ.
            e) Sử dụng quyết định chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ kèm theo văn bằng, chứng chỉ sau khi được chỉnh sửa cấp mới.
            f) Trình báo cho cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ và cơ quan công an gần nhất khi bị mất văn bằng, chứng chỉ.
            g) Nộp lại văn bằng, chứng chỉ cho cơ quan có thẩm quyền thu hồi văn bằng, chứng chỉ trong thời hạn 30 này, kể từ ngày nhận được quyết định thu hồi bằng. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ bị mất phải làm cam kết bằng văn bản về việc bị mất và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam kết.
Điều 6. Trách nhiệm của Tổ Giáo vụ – Học vụ nhà trường
          1. Căn cứ số lượng học sinh tốt nghiệp THCS, tốt nghiệp THPT hàng năm, tổ Giáo vụ – Học vụ nhận đủ số lượng bằng tốt nghiệp THCS từ Phòng GDĐT Thành phố Thủ Đức, bằng tốt nghiệp THPT từ Sở GDĐT Thành phố Hồ Chí Minh.
          2. Khi cấp phát văn bằng, chứng chỉ phải ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi, quản lí, cấp phát văn bằng, chứng chỉ (mẫu sổ theo mẫu của Phòng GDĐT và Sở GDĐT cấp) và sổ đăng bộ.
          3. Học sinh đến lấy bằng phải kiểm tra đầy đủ CCCD, thẻ học sinh.
     4. Nếu trường hợp học sinh nhờ người lấy văn bằng, chứng chỉ thay thì phải có giấy ủy quyền, hoặc người đến lấy bằng phải xuất trình sổ hộ khẩu và CCCD của người có bằng và người lấy hộ bằng.
          5. Trực phát văn bằng, chứng chỉ cho học sinh từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, trừ các ngày Lễ, Tết vào các khung giờ:
            – Buổi sáng: 7h30’-11h30’
            – Buổi chiều: 13h15’-16h30’
     6. Số vào sổ cấp văn bằng, chứng chỉ được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên nhỏ nhất theo từng năm từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12; đảm bảo phân biệt được số vào sổ gốc cấp của từng loại văn băng, chứng chỉ và năm cấp văn bằng, chứng chỉ. Mỗi số vào sổ cấp văn bằng, chứng chỉ được ghi duy nhất trên một văn bằng, chứng chỉ.
Điều  7. Đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ
          1. Học sinh đã tốt nghiệp khi có yêu cầu cấp bản sao văn bằng chứng chỉ, chứng nhận tốt nghiệp, Tổ Giáo vụ – Học vụ kiểm tra lại sổ gốc cấp phát văn bằng, chứng chỉ và hướng dẫn học sinh làm lại các thủ tục cần thiết để trình Phòng GD&ĐT, Sở GD&ĐT xin cấp lại bản sao gồm có:
            a) Đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ trong đó cung cấp các thông tin về văn bằng, chứng chỉ đã được cấp;
            b) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy khai sinh, CCCD hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;
            c) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là: Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ hoặc Cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế khác của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người đó đi làm xa, bệnh hoặc đã chết thì phải xuất trình giấy ủy quyền (đối với người được ủy quyền) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.
            d) Trường hợp học sinh yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi bản sao chứng thực giấy tờ quy định kèm theo 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.
Điều 8. Đề nghị chỉnh sửa nội dung trên văn bằng, chứng chỉ
          Học sinh đã tốt nghiệp khi có yêu cầu chỉnh sửa nội dung trên văn bằng, chứng chỉ làm hồ sơ đề nghị phòng Giáo vụ – Học vụ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ báo cáo Hiệu trưởng để trình Phòng GDĐT đối với văn bằng, chứng chỉ THCS, Sở GDĐT đối với văn bằng, chứng chỉ THPT giải quyết theo quy định.
          Hồ sơ xin chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ gồm:
– Đơn đề nghị cấp lại văn bằng, chứng chỉ;
– Văn bằng, chứng chỉ đề nghị cấp lại;
– Giấy tờ chứng minh liên quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ viết sai văn bằng, chứng chỉ.
          Ngay sau khi nhận hồ sơ của học sinh đề nghị chỉnh sửa nội dung trên văn bằng, chứng chỉ Tổ Giáo vụ – Học vụ kiểm tra hồ sơ lưu trữ của học sinh đã tốt nghiệp báo cáo cho Hiệu trưởng để trình Phòng GDĐT đối với văn bằng, chứng chỉ THCS, Sở GDĐT đối với văn bằng, chứng chỉ THPT theo quy định về hồ sơ và thời gian.
Điều 9. Báo cáo việc quản lý văn bằng, chứng chỉ
          Nhà trường thực hiện báo cáo số lượng văn bằng, chứng chỉ đã phát, số lượng văn bằng, chứng chỉ chưa phát cho người được công nhận tốt nghiệp về phòng Khảo thí và kiểm định chất lượng giáo dục – Sở Giáo dục và Đào tạo trước ngày 15 tháng 12 hàng năm.
Điều 10.  Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm
          1. Lãnh đạo nhà trường tiến hành kiểm tra việc bảo quản, lưu giữ, sử dụng, cấp phát văn bằng, chứng chỉ đối với Tổ Giáo vụ – Học vụ.
          2. Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm tại Quy chế này bị xử lý theo Nghị định của Chính phủ về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giáo dục và các quy định có liên quan khác của pháp luật.
Điều 11. Tổ chức thực hiện
          Toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh nhà trường nghiên cứu, phổ biến và thực hiện đúng nội dung Quy chế quản lý văn bằng, chứng chỉ.